Informationen zum Datenschutz

Umgang mit personenbezogenen Daten

Gegenstand dieser Datenschutzerklärung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Anruf auf folgenden Hotline-Nummern:

• Zentrale: 0781 / 504 0
• Leserservice:  0781 / 504 – 55 55
• Anzeigenabrechnung: 0781/ 504 – 1480
• ANB Hotline: 0781 / 504 – 5566

Wir nutzen den VITAS Telefonassistenten der VITAS GmbH, Zollhof 7, 90443 Nürnberg, der basierend auf einer künstlichen Intelligenz in der Lage ist, Anrufe für uns entgegenzunehmen und alle für die Bearbeitung Ihres Anliegens notwendigen Daten in einem natürlichen Gesprächsfluss zu erfragen. Zuletzt weisen wir Sie auf Ihre Rechte hin und nennen Ihnen alle hierzu notwendigen Kontaktdaten.

KI Telefonassistent +

Ihre persönlichen Daten werden dabei aufgenommen und in Textform umgewandelt, um unserem Team anschließend in übersichtlicher Form zur Verfügung gestellt zu werden. Der Telefonassistent gewährleistet unsere telefonische Erreichbarkeit für Sie.

Erhobene Daten

Welche Daten der VITAS Telefonassistenten in unserem Auftrag erhebt, bestimmen wir als Verantwortliche für die Datenverarbeitung vorab bei der Konfiguration des Telefonassistenten. Welche Daten Sie dem Telefonassistenten im Gesprächsverlauf mitteilen möchten, bestimmen Sie selbst.

Das gesamte Gespräch wird aufgezeichnet, um es analysieren und auf Ihre Antworten reagieren zu können. Diese Sprachaufnahme ist –datenschutzrechtlich gesehen– ein „biometrisches Datum“. Wir bzw. der KI-basierte Telefonassistent verwendet die Aufnahme jedoch ausschließlich kurzfristig, um zu analysieren, welches Anliegen Sie haben und die entsprechenden Eingaben in Textform umzuwandeln. Es findet weder eine Analyse Ihres Gemütszustands o.ä. statt noch werden Merkmale extrahiert, um Sie später wiedererkennen zu können. Auch wird das Gespräch nicht über die technisch notwendige Zeit hinaus gespeichert.

Folgende personenbezogenen Daten werden erhoben, sofern Sie diese angeben:

• Anschrift
• Name (Nachname und Vorname)
• Ihre E-Mail-Adresse
• Ihre Mobilfunknummer oder Ihre Festnetznummer

 

Die Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens verwendet. Zusätzlich können wir Ihre Kontaktdaten (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) verwenden, um Sie für Werbezwecke zu kontaktieren, sofern Sie hierzu Ihre ausdrückliche Einwilligung geben oder gegeben haben.

Einwilligung zu Werbezwecken

Im Rahmen des Gesprächs mit unserem Telefonassistenten haben Sie die Möglichkeit, der Nutzung Ihrer Kontaktdaten für Werbezwecke zuzustimmen. Diese Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden. Wenn Sie der Nutzung Ihrer Daten für Werbezwecke zustimmen, können wir Sie über neue Produkte, Dienstleistungen oder Angebote informieren, die für Sie von Interesse sein könnten.

Widerruf der Einwilligung

Sie können Ihre Einwilligung zur Nutzung Ihrer Daten für Werbezwecke jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen. Der Widerruf kann per E-Mail an datenschutz@telefonassistent.de oder telefonisch unter +49 (0) 911 148 96 99 0 erfolgen. Nach Eingang Ihres Widerrufs werden wir die Nutzung Ihrer Daten für Werbezwecke umgehend einstellen.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Wenn Sie der Verarbeitung durch den Verantwortlichen durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Senden Sie uns dazu einfach eine formlose E-Mail an: datenschutz@reiff.de

Dauer der Speicherung

Ihre Sprachaufnahme und die daraus extrahierten Eingaben werden beim Dienstanbieter nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Sofern sich daraus ein Auftrag ergab, werden die Auftragsdaten so in unseren Systemen gespeichert, wie dies in der Datenschutzerklärung für den jeweiligen Geschäftsprozess erläutert ist. Die aktuell eingebundenen Prozesse beziehen sich auf folgende Datenschutzerklärung: https://mittelbadische.de/datenschutzerklaerung.

Ihre persönlichen Informationen werden so lange gespeichert, wie dies erforderlich ist, um die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke zu erfüllen oder wie dies gesetzlich vorgeschrieben ist, z.B. für Steuer- und Buchhaltungszwecke.

Weitergabe der Daten an Auftragsverarbeiter

Die VITAS GmbH setzt für die Bereitstellung der Dienstleistung Auftragsverarbeiter ein. Dies kann dazu führen, dass die genannten Daten in ein Land übermittelt werden, welches nicht die gleichen Datenschutzstandards wie die Europäische Union gewährleistet. In diesem Fall stellt die VITAS GmbH sicher, dass die Dienstleister vertraglich oder auf andere Weise ein gleichwertiges Datenschutzniveau garantieren. Sie haben das Recht, über die geeigneten Garantien gemäß Art. 46 DSGVO unterrichtet zu werden. Gerne können wir für Sie von der VITAS GmbH eine Kopie dieser Garantien anfordern.

Zweck und Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung dient in erster Linie dem Zweck der Sicherstellung unserer telefonischen Erreichbarkeit und der zeitsparenden Bearbeitung Ihrer Anliegen. Die Rechtsgrundlage hierbei ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrem Anruf und dem von uns eingesetzten Sprachassistenten dient zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder der Vertragsanbahnung (auch im B2B). Die Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

Soweit für die Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person eingeholt werden, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Detaillierte Informationen zur Datenverarbeitung durch die VITAS GmbH finden Sie hier (DSE Anrufende): https://www.telefonassistent.de/datenschutz

Datensicherheit (TOM)

VITAS trifft technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um ihre Daten vor unbefugten Zugriffen zu schützen. Neben der Absicherung der Betriebsumgebung verwenden sie dem Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z.B. HTTPS), um eine sichere Übertragung Ihrer Daten zu gewährleisten.

Ihre Rechte als Betroffener

Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft und Datenübertragbarkeit
• Widerruf bzw. Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Berichtigung Ihrer Daten
• Einschränkung der Verarbeitung oder Löschung
• Beschwerde bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde

Auf Anfrage erteilen wir Ihnen gerne Auskunft darüber, welche Daten Reiff von Ihnen speichert und wie sie verwendet werden. Sie haben das Recht auf Berichtigung oder Löschung der bei Reiff zu ihrer Person gespeicherten Daten.

Änderungen, Kontaktdaten

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung.

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten oder eine Aufsichtsbehörde. Unseren Datenschutzbeauftragten Olav Seyfarth erreichen Sie per E-Mail unter datenschutz@reiff.de, den Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg über deren Webseite.